První faktura vypadá složitě, ale je to pořád stejných pět kroků. Projdeme je od přípravy údajů po kontrolu úhrady.
1. Připrav si údaje pro fakturaci
Než vystavíš první fakturu, sepiš si údaje, které se opakují: jméno, adresu, IČO, číslo účtu a údaj o zápisu v živnostenském rejstříku. Pokud jsi plátce DPH, přidej DIČ. Ve fakturačním programu je vyplníš jednou a dál se doplňují samy.
Rozhodni se také, jak budeš faktury číslovat. Osvědčený formát je rok a pořadí, například 20260001. Číslo pak rovnou slouží jako variabilní symbol.
2. Zjisti, jestli jsi plátce DPH
Na tom záleží, jak faktura vypadá:
- Neplátce vystavuje fakturu bez DPH, viz Faktura neplátce DPH.
- Plátce vystavuje daňový doklad se sazbami a DUZP, viz Faktura plátce DPH.
Když si nejsi jistý, kdy se plátcem stáváš, přečti si Kdy se stát plátcem DPH.
3. Vystav fakturu
Doplň odběratele (u firmy stačí IČO, zbytek najdeš v ARES), popis práce, množství a cenu. Nastav splatnost. Mezi podnikateli platí, že pokud splatnost výslovně nesjednáte, je 30 dní; delší než 60 dní musí být sjednaná výslovně a nesmí být vůči věřiteli hrubě nespravedlivá. V praxi se nejčastěji používá 14 dní.
Přidej QR platbu. Klient ji naskenuje v bankovní aplikaci a nemusí nic přepisovat, takže platí rychleji a bez překlepů ve variabilním symbolu.
4. Pošli ji
Fakturu pošli e-mailem jako PDF, ideálně s odkazem, přes který si ji klient otevře i zaplatí kartou. Hodí se vědět, kdy si ji otevřel: když pak nezaplatí, víš, že ji má.
5. Pohlídej úhradu
Vystavením faktury práce nekončí. Zkontroluj také její úhradu. Každý den porovnáváš výpis z banky s neuhrazenými fakturami, nebo to necháš na programu, který se k bance připojí a platby spáruje podle variabilního symbolu.
Když klient nezaplatí, pošli den po splatnosti zdvořilou upomínku. Od prvního dne prodlení máš nárok na zákonný úrok z prodlení (repo sazba ČNB plus 8 procentních bodů) a mezi podnikateli i na paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky 1 200 Kč.
Kolik času to zabere
Ručně ve Wordu nebo Excelu počítej s deseti až patnácti minutami na fakturu a dalšími minutami na kontrolu plateb. Ve fakturačním programu je to minuta. V drAIvefin je to jedna věta v aplikaci Claude nebo ChatGPT: „Vystav Brázdě fakturu za září, 14 hodin po 1 500 Kč.“ Aplikace doplní odběratele z ARES, přidá QR platbu, po tvém potvrzení fakturu pošle a platbu z banky spáruje sama.